Hantering av dina personuppgifter

En personuppgift är uppgifter eller en kombination av uppgifter som kan knytas till en enskild fysisk person som är i livet. Exempel på detta är:

• Namn, adress och kontaktuppgifter
• Personnummer eller samordningsnummer
• Bilder och ljudupptagningar
• IP-nummer

De vanligaste personuppgifterna som kommunen hanterar är namn, adress, kontaktuppgifter och personnummer. Varje kommunal nämnd, bolag eller stiftelse kan hantera ytterligare personuppgifter. Detta är de skyldiga att informera dig som registrerad om.

Vi behandlar personuppgifter som:

• du själv lämnar till oss när du kommunicerar med oss, till exempel vid ansökningar, anmälningar och annan kommunikation inom förskola, skola, vård och omsorg och annat.
• skapas i anledning av att vi hanterar och behandlar dina ärenden/uppdrag till exempel för förskoleplatser, betyg, journalföring, bygglov och utredningar.
• vi hämtar från andra källor, till exempel Skatteverket, Försäkringskassan och andra vårdgivare i anledning av ditt ärende.
• skapas via kakor (cookies) när du besöker vår webbplats (cookies är små textfiler som webbplatsen begär att få spara på din dator).

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för de medarbetare i kommunen som behöver dem för att kunna utföra sitt jobb.

"Behandling" enligt dataskyddsförordningen är ett brett begrepp och omfattar i stort sett allt som kommunen gör med dina personuppgifter. Några exempel på vad som kan räknas som behandling av personuppgifter är när vi samlar in, registrerar, organiserar, lagrar, bearbetar, för över och raderar personuppgifter.

I Gislaveds kommun är det varje nämnd, kommunalt bolag eller stiftelse som är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som de gör inom sina respektive ansvarsområden.

All behandling av personuppgifter ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av EU:s dataskyddsförordning och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lag.

För att uppnå ett fullgjort integritetsskydd har Gislaveds kommun i uppdrag att se till så att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik. Dina personuppgifter utgör en del av kommunens allmänna handlingar och vi kan få frågor om att lämna ut dessa till enskilda eller företag.

Före ett utlämnande genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Vi använder i första hand dina personuppgifter när vi hanterar ditt ärende för att uppfylla vårt åtagande gentemot dig som kommuninvånare.

Vi behandlar både uppgifter som du själv lämnar till oss, och uppgifter som vi får från andra för att kunna handlägga de ärenden vi är skyldiga till enligt lag. Det kan vara uppgifter från allmänt tillgängliga källor, till exempel från Skatteverket eller uppgifter som lämnas i ett klagomålsrelaterat ärende, till exempel i kommunens visselblåsarfunktion eller vid anmälan om miljöpåverkan.

Gislaveds kommun behandlar personuppgifter inom varje nämnd eller kommunalt bolag och stiftelses verksamhetsområde. Vi får bara behandla personuppgifter enligt vissa lagliga grunder: när behandlingen är en del av att uppfylla ett allmänt intresse, en rättslig skyldighet eller myndighetsutövning. Det kan även vara baserat på att uppfylla ett avtal, ibland ett samtycke eller när det behövs för att rädda liv och hälsa.

Det kan till exempel handla om att du lämnar en synpunkt på att ett par gatlampor har slocknat i ett av kommunens områden. För att vi ska kunna ta kontakt med dig behöver den som behandlar ditt ärende få del av dina kontaktuppgifter. Ett annat exempel är om du ansöker om bygglov eller om du använder dig av kommunens gästnätverk för att surfa på Internet.

Du har rätt till insyn och viss inflytande i behandlingen och kan kontakta oss för följande:

• Vill rätta eller radera dina uppgifter
• Vill ta tillbaka ett samtycke som du har lämnat till oss
• Tror att vi behandlat dina personuppgifter fel
• Vill invända, begränsa eller ha ut mer information om vilka uppgifter om dig som vi behandlar, ett så kallat registerutdrag.

Du kan begära ett registerutdrag via vår e-tjänst

Om du har några frågor eller funderingar om behandlingen av dina personuppgifter, hör gärna av dig till Gislaveds kommuns dataskyddsombud eller till kommunens kontaktcenter 0371-810 00.

Kommunen rensar regelbundet bort personuppgifter som inte längre behövs. Många av uppgifterna behöver dock sparas för eftervärlden enligt till exempel arkivlagen för att de ska finnas för eftervärlden. Att spara för eftervärlden betyder att vi måste arkivera viss information enligt arkivlagen som en del i att uppfylla offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen handlar om insynen i det offentliga och att myndigheters verksamhet. Principen är en del av Sveriges statsskick.

Den så kallade dokumenthanteringsplanen som varje kommunal nämnd, bolag och stiftelse ska ha enligt arkivlagen anger hur länge olika dokumenthandlingar och uppgifter ska sparas.

Du har alltid rätt att begära att vi ska radera dina personuppgifter men det är inte alltid vi kan tillmötesgå din begäran just på grund att kommunen är skyldig att bevara dem.

Allmänna handlingar regleras av svenskt regelverk. Det innebär att dina personuppgifter kan komma att begäras ut som allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Observera att sekretessprövning alltid görs för att se till att uppgifter som skyddas av sekretess inte sprids till obehöriga. Det görs också en prövning för att hindra att uppgifterna används i strid mot dataskyddsförordningen.

Gislaveds kommun strävar alltid efter att behandla dina data inom EU/EES. Nämnderna följer alltid EU/EU-kommissionens rekommendationer om adekvat skyddsnivå och ett personuppbiträdesavtal finns med vår leverantör som reglerar hur de i sin tur får behandla personuppgifterna på uppdrag av oss.

Du har rätt att begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig.

Rätt till information

Du kan begära ett registerutdrag om du vill ha mer specifik information om vår behandling av dina personuppgifter. Är du vårdnadshavare till minderåriga kan du också få ta del av uppgifter om dina barn. Sekretessprövning görs alltid. Ange tydligt vilken information du vill ta del av. Vi besvarar din förfrågan inom en månad, och om vi av någon anledning inte kan lämna ett registerutdrag så får du besked om det.

Få felaktiga personuppgifter rättade

Vi vill och strävar efter att de uppgifter vi behandlar om dig är korrekta. Om du upptäcker felaktiga uppgifter om dig har du rätt att begära att få dem rättade. Du kan också komplettera med uppgifter som saknas och som är relevanta.

När dina uppgifter rättas så meddelar vi i de fall det är möjligt även dem som vi eventuellt har lämnat ut uppgifterna till. Vill du veta vilka vi lämnat rättelsen till så informerar vi dig om det.

Ta tillbaka ett samtycke

Begränsa behandling av uppgifter

Du har rätt att begära en tillfällig begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Behandlingen kan begränsas i följande situationer:

• Om du har bett att dina uppgifter ska rättas så kan du begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden som vi utreder din fråga.
• Om personuppgiftsbehandlingen är olaglig, men du motsätter dig att uppgifterna raderas och istället begär att användningen av uppgifterna begränsas.
• Om du behöver dina personuppgifter för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, även om vi inte längre behöver dina uppgifter för ändamålen med vår behandling.
• Om du har gjort invändningar så kan du begära att behandlingen begränsas under tiden som vi utreder din fråga
• Om behandlingen av dina uppgifter begränsas tillfälligt kommer vi i de fall det är möjligt att meddela dem som vi eventuellt har lämnat ut uppgifterna till. Vi meddelar även dig innan begränsningen upphör.

Flytta uppgifter genom dataportabilitet

Om du har ett avtal med oss, eller om vi behandlar personuppgifter med ditt samtycke och behandlingen görs automatiskt i ett datasystem så har du rätt till dataportabilitet. Det betyder att du ska kunna få ut de uppgifter som du själv har lämnat till oss i ett sådant format att du kan använda dem på annat håll, till exempel en annan it-miljö. Automatisk behandling av personuppgifter på detta sätt används i stort sett inte i kommunen, så denna rättighet är sällan aktuell.

Invända mot behandling av uppgifter

Du har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som vi gör med stöd av allmänt intresse, myndighetsutövning eller intresseavvägning. Då måste vi visa att det finns andra intressen som väger tyngre än dina för att få fortsätta med behandlingen. Därför måste du specificera vilken behandling du invänder mot. När vi prövat din invändning informerar vi dig om resultatet av utredningen.

Radera uppgifter

Kommunen styrs av regelverket kring allmänna handlingar. Vi måste alltså följa reglerna i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen. Dina uppgifter får sällan raderas och kan behöva sparas för all framtid.

Om du begär att få personuppgifter raderade utreder vi utifrån den lagstiftning som gäller om det är möjligt. Du får information om resultatet av utredningen.

Skulle dina uppgifter komma att raderas så meddelar vi i de fall det är möjligt även dem som vi eventuellt har lämnat ut uppgifterna till. Vill du veta vilka vi lämnar meddelande till så informerar vi dig om det.

Påpeka felaktigheter eller lämna klagomål

Du har rätt att lämna klagomål på vår hantering av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY. Integritetsskyddsmyndigheten hette tidigare Datainspektionen. Då vänder du dig direkt till Integritetsskyddsmyndigheten.

Gislaveds dataskyddsombud

Du kan också kontakta vårt dataskyddsombud med frågor kring dataskydd och personuppgifter.

Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller raderade.

Förtydligande av rättelse och radering

Enligt dataskyddsförordningen gäller rätten att bli glömd, eller rätt till radering, inte för personuppgiftsbehandling som sker vid myndighetsutövning. Vi kan inte radera de uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler, eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas, till exempel beslut i ärenden och obetalda skulder.

En stor del av kommunens behandlingar av personuppgifter sker med lagstöd av exempelvis myndighetsutövning. Enligt dataskyddsförordningen gäller rätten att bli glömd, eller rätt till radering, inte för personuppgiftsbehandling som sker vid myndighetsutövning eller annan laglig grund.

Om det däremot skulle vara så att kommunen behandlar uppgifter om dig som inte stämmer överens med bestämmelserna i dataskyddsförordningen så ska naturligtvis en radering eller rättelse ske utifrån din begäran.

Här kan du begära rättelser eller radering av dina personuppgifter

En stor del av kommunens behandlingar av personuppgifter sker med lagstöd av exempelvis myndighetsutövning. Enligt dataskyddsförordningen gäller rätten att bli glömd, eller rätt till radering, inte för personuppgiftsbehandling som sker vid myndighetsutövning eller annan laglig grund.

Om det däremot skulle vara så att kommunen behandlar uppgifter om dig som inte stämmer överens med bestämmelserna i dataskyddsförordningen så ska naturligtvis en radering eller rättelse ske utifrån din begäran.

Enligt dataskyddförordningen har du rätt att få information om när dina personuppgifter behandlas.

Du kan begära registerutrag via vår e-tjänst.

Blankett för begäran av registerutdrag Pdf, 167.6 kB..

Information om behandling av personuppgifter

För att kommunen skall kunna hantera din begäran måste vi bekräfta din identitet. Du har bara rätt att göra registerutdrag för dig själv eller barn som du är vårdnadshavare för.

Kommunen hanterar dina personuppgifter i syfte att genomföra din begäran om registerutdrag och med stöd av dataskyddsförordningen. Kommunens nämnder är personuppgiftsansvariga för den personuppgiftsbehandling som sker i respektive nämnd.

Vilka uppgifter behöver jag lämna?

De uppgifter om dig som vi hanterar är namn, personnummer och kontaktuppgifter. Dessa uppgifter behövs för att vi ska kunna leta reda på information om dig i våra register. Kontaktuppgifterna används för att kunna kontakta dig för frågor eller för att ge svar på din förfrågan.

Vi sparar dina personuppgifter i 1 år för att kunna besvara eventuella följdfrågor från dig.

Utlämnande av uppgifter och handläggningstid

När du skickat in din begäran via e-tjänsten behandlas ditt ärende och du kan kontakta kommunens kontaktcenter för att följa upp ärendets status.

Har du lämnat in en blankett diarieförs ärendet och hanteras på samma sätt som vid begäran i e-tjänsten.

Vi återkommer till dig med ett registerutdrag, alternativt ett svar med att vi inte har någon information om dig i våra register inom 30 dagar från det att vi mottog din begäran.

Observera att ditt registerutdrag kommer att skickas till din folkbokföringsadress. Innehåller registerutdraget känsliga personuppgifter kommer det att skickas med Rekommenderat brev.

• Registerutdraget kan hämtas i kontaktcenter personligen på kommunhuset. Du behöver kunna legitimera dig med nationellt ID, körkort eller pass.
• Registerutdraget kan skickas som rekommenderat brev till din folkbokföringsadress.
  Vi återkommer till dig med ett registerutdrag, alternativt ett svar med att vi inte har någon information om dig i våra register inom en månad från det att vi mottog din begäran.

När du fyllt i blanketten kan du antingen scanna in den och maila den via e-post till kommunen@gislaved.se eller så kan du skicka den med vanlig post till:

Gislaveds kommun
Stortorget 1
332 80 Gislaved

Om du har frågor eller synpunkter kring hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att ta kontakt med oss eller med vårt dataskyddsombud.

Dataskyddsombud

Du kan kontakta vårt dataskyddsombud som har till uppgift att övervaka att vi som organisation följer dataskyddsregelverken.

Joshua Scott, informationssäkerhetssamordnare.

E-post: dataskyddsombud@gislaved.se

Integritetsskyddsmyndigheten

Du har även rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten.

Telefon: 08-657 61 00

E-post: imy@imy.se

Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm