Regler för upphandling

Med offentlig upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader. För att den offentliga upphandlingen ska ske så effektivt som möjligt och bidra till väl fungerande marknader, regleras den i lag. Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) gäller för alla kommunens inköp.

Syftet med offentlig upphandling

Syftet med upphandlingsreglerna är att upphandlande myndigheter på bästa sätt ska använda de offentliga medlen genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Samtidigt syftar regelverket till att säkra den fria konkurrensen mellan leverantörerna och ge dessa möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling.

Vem omfattas av lagen om offentlig upphandling?

De som omfattas av LOU är staten, landsting, kommun och kommunala bolag. Även till exempel kommunala och statliga aktiebolag kallas i LOU för upphandlande myndigheter. Med offentligt styrda organ avses till exempel bolag, föreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse.

Grundläggande principerna i lagen om offentlig upphandling

Principen om icke-diskriminering

Innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet, eller ge ett lokalt företag företräde.

Principen om likabehandling

Innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle.  

Principen om ömsesidigt erkännande

Innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder.

Proportionalitetsprincipen

Innebär att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas.

Principen om öppenhet

medför främst skyldighet för den upphandlande myndigheten att skapa öppenhet och förutsebarhet. Anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar och det ska framgå tydligt vad som ska upphandlas.

Principen om konkurrens

innebär att upphandlingen inte få utformas så att endast en kan lämna anbud.

Vad är ett ramavtal?

Ramavtalär ett avtal där man anger "ramarna" och de villkor som ska ingå i dessa. Ramavtalet reglerar vilka produkter och tjänster leverantören ska kunna leverera. Det talar också om vilka priser och villkor som ska gälla. Priser, produkter eller tjänster kan dock uppdateras enligt fastställda villkor. Ett ramavtal föregås alltid av en upphandling där konkurrensutsättning sker och leverantörer har möjlighet att inkomma med sitt anbud utefter färdigställda krav. Till grund för kraven ligger en marknads/behovsanalys, statistik samt LOU. Då kraven är satta i förväg utifrån dessa förutsättningar och gällande regler/lagar finns ingen möjlighet för upphandlaren att påverka resultatet och upphandlingen genomförs därför enligt principerna om likabehandling, transparens och affärsmässighet. Gislaveds kommun har i dagsläget ca 300 stycken avtal om ca 140 varu/tjänstegupper. I några av avtalen är annan part samordnande av upphandlingen, t.ex. SKL Kommentus eller Kammarkollegiet. Vissa ramavtal är också gjorda i samarbete med andra kommuner. Ramavtalen löper på max 4 år med vissa undantag.

Direktupphandling

Direktupphandling innebär att upphandling får ske utan att man skriftligen begär offert/anbud. Även om det inte finns något krav på skriftliga anbud finns fortfarande kravet på dokumentering av upphandlingen kvar. Direktupphandling får bara användas under förutsättning att inga ramavtal finns inom varuområdet samt att kontraktets värde inte är högt (se punkt 2 nedan). Om ramavtal finns ska dessa nyttjas. Det finns två tillfällen då direktupphandling är tillåten.

1. Om det finns synnerliga skäl

Det innebär faktorer som inte köparen råder över och som gör att inköp måste ske omgående utan att finns tid till skriftligt förfarande. Observera att brådska måste bero på akuta och oförutsedda behov som inte är orsakade av köparen själv genom bristande planering eller liknande förhållanden. Oavsett värdet på upphandlingen kan direktupphandling på grund av synnerliga skäl tillämpas.

2. Lågt värde

Värdet av kontraktet ska uppskattas till det totala belopp som ska betalas enligt kontraktet. En upphandling får inte delas i syfte att kringgå bestämmelserna. Vid beräkning av värde ska options- och förlängningsklausuler beaktas som om de utnyttjas.En upphandlande myndighet har möjlighet att besluta om ett lägre belopp för direktupphandling, än vad lagen säger.